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Estamos ante un encuentro importante con nuestro mejor cliente o un nuevo proveedor, y debemos decidir dónde trataremos los temas más importantes. No te preocupes, en Gran Via Business & Meeting Center tenemos varios espacios a tu disposición.
Siempre que busques una sala de reuniones en Barcelona, debes prever todo lo que necesitarás para que la reunión sea un éxito.
Los aspectos más importantes de una sala de reuniones
En este blog ya hemos hablado de la importancia de elegir una buena oficina para nuestra empresa. Pero más allá del trabajo de campo, muchas veces tenemos que reunirnos con proveedores, clientes o los propios compañeros; así que hoy vamos a analizar algunos de los aspectos más importantes que debe proporcionar una sala de reuniones.
Dimensiones
Las medidas estimadas para que una persona esté cómoda en una reunión o formación son de unos 2,5 m2 por persona. Es decir, si vamos a ser seis personas en la reunión, tendríamos que buscar una sala no inferior a los 15 m2. Actualmente y mientras sea necesario y recomendable mantener medidas Covid de distancia social en los encuentros, esta superficie debería multiplicarse x2.
Tecnología
Seguro que lo último que queremos en una reunión importante es una mala conexión a Internet o que los sistemas de proyección no sean compatibles con nuestros equipos informáticos. Debemos tener presente que la tecnología actual es una parte imprescindible de cualquier reunión, y no podemos permitir que falle de ninguna manera.
Equipos actualizados, técnicos que puedan echarnos una mano o todo el material necesario para una buena reunión (proyectores, altavoces, pantallas y pizarras interactivas …) es algo que debemos exigirle a cualquier sala de reuniones.
Mobiliario
Este es otro de esos aspectos importantes a la hora de elegir una sala. Lo ideal es contar con espacios y equipamiento configurable, que permita todo tipo de formatos: mesa imperial para una reunión formal, mesa en “U” para formaciones dinámicas o configuraciones en teatro, aula o cóctel. El tipo de convocatoria y sus objetivos determinarán la forma en la que distribuyamos a los convocados.
Y el diseño de la sala también es muy importante. La decoración no debe ser protagonista, sino acompañar, proporcionando confort y un entorno de profesionalidad. Apuesta por la sobriedad (en la mayor parte de los casos) y trata de incluir algún aspecto corporativo.
Servicios
Cuando elegimos convocar nuestra reunión en un centro especializado como Gran Via Business & Meeting Center, optamos por mucho más que un espacio físico. También decidimos disponer de un conjunto de servicios y el soporte de personal especializado en asesoramiento y organización de eventos incluyendo naturalmente asesoría IT.
También debemos tener en cuenta esos servicios complementarios que darán valor añadido a nuestra reunión. La posibilidad de tomar un café, los servicios de catering preparando un brunch o un té de media tarde opciones interesantes que debemos valorar.
Zonas informales
Por último, no podemos olvidar algunos espacios menos formales que una sala de reuniones al uso. Puede que en esta ocasión necesitemos un tono más relajado y tranquilo, o queramos un segundo lugar en nuestra reunión que nos invite al descanso con terraza, sofás, algún refresco…
Aquí se incentivan las charlas distendidas y pueden dar lugar conversaciones muy interesantes que no se ven dentro del marco de una reunión formal. Todo es cuestión de conocer exactamente qué buscamos en cada momento para elegir de la mejor forma.
Como ves, hay diferentes aspectos que debemos tener en cuenta para que nuestra convocatoria sea un éxito. Elige la sala de reuniones con tiempo, y planifica bien tu reunión o evento, apoyándote en profesionales de las reuniones como el equipo que encontrarás en nuestras instalaciones.
